Basit usulde vergilendiriliyorsanız herhangi bir ticari defter tutmazsınız. 2021 yılından itibaren yürürlüğe giren düzenlemeyle basit usule tabi olduğunuzda kazancınızı gelir vergisinden istisna tutarsınız. Bu sayede defter tutma yükümlülüğünüz ortadan kalkar.
Ancak bu durum kayıt tutma sorumluluğunuzun tamamen bittiği anlamına gelmez: basit usul mükellefi olarak aldığınız ve verdiğiniz belgeleri Defter-Beyan Sistemi üzerinden düzenli şekilde kaydetmeniz gerekir.
Bu yazıda basit usulde defter tutma yükümlülüğünü, basit usulde kayıt tutma sürecini ve Defter-Beyan Sistemi‘nin işleyişini adım adım anlatıyoruz. Keyifli okumalar!
Genel Bakış
- Defter Zorunluluğu Yok: Basit usulde fiziki veya dijital ticari defter tutulmaz. Ticari kazanç gelir vergisinden istisnadır.
- Defter-Beyan Sistemi Şart: Defter tutulmasa da tüm alış, satış, gelir ve gider belgeleri Defter-Beyan Sistemi'ne elektronik olarak işlenir.
- 3 Aylık Kayıt Dönemi: Gelir ve gider belgeleri, üçer aylık dönemleri takip eden ayın sonuna kadar sisteme girilmelidir.
- 5 Yıl Saklama Süresi: Tüm fatura ve mali belgeler, ilgili yılı takip eden takvim yılından itibaren 5 yıl boyunca saklanmak zorundadır.
- Kayıt Yönetimi Seçenekleri: Kayıtlar mükellef tarafından doğrudan girilebileceği gibi, meslek odası veya mali müşavir aracılığıyla da yürütülebilir.
- Vergi Muafiyetleri: Basit usul mükellefleri KDV, geçici vergi ve muhtasar beyanname yükümlülüklerinden muaftır.
- Gerçek Usule Geçiş: Şartlar aşıldığında gerçek usule geçilir ve işletme büyüklüğüne göre işletme hesabı veya bilanço esasına göre defter tutma zorunluluğu başlar.
Basit Usulde Vergilendirme Nedir?
Basit usul, ticari kazancınızı hesaplarken size daha az bürokrasi ve düşük maliyet sunan bir vergilendirme yöntemidir. Küçük esnaf ve belirli hadleri aşmayan işletme sahipleri olarak bu yönteme dahil olabilirsiniz. Ticari kazancınızı, bir hesap dönemi içindeki hasılatınız ile giderleriniz ve sattığınız malların alış bedelleri arasındaki fark üzerinden belirlersiniz.
Gelir Vergisi Kanunu‘na eklenen mükerrer 20/A maddesi sayesinde basit usulde vergilendirilen bir vergi mükellefi olarak ticari kazancınızı gelir vergisinden istisna tutarsınız. Bu istisna, yıllık gelir vergisi beyannamesi vermenizi de gereksiz kılar. Kazancınızı bu kadar sade şekilde belirlerken kayıtlarınızı da Defter-Beyan Sistemi üzerinden tutarsınız.
Basit usulün genel şartlarını merak ediyorsanız basit usulde vergilendirme yazımızdan devam edebilirsiniz.
Basit Usulde Vergilendirilenler Defter Tutmak Zorunda mı?
Hayır, basit usulde vergilendiriliyorsanız ticari defter tutmak zorunda değilsiniz. Bu yükümlülüğün nasıl kalktığını ve yerine hangi sorumlulukların geldiğini adım adım inceleyelim:
- Eski dönemde fiziki defter tutma zorunluluğu vardı. 2021 öncesinde basit usul mükellefleri işletme hesabı esasına göre fiziki defter tutuyordu.
- GVK mükerrer 20/A maddesi bu yükümlülüğü kaldırdı. 7338 sayılı Kanun'la Gelir Vergisi Kanunu'na eklendi ve basit usulde vergilendirilen mükelleflerin defter tutma yükümlülüğünü kaldırdı. Ticari kazancınızı gelir vergisinden istisna tuttu.
- Belge düzenleme ve alma yükümlülüğünüz devam eder. Defter tutmasanız da fatura, gider pusulası ve perakende satış belgesi gibi belgeleri düzenli şekilde alır ve düzenlersiniz.
- Bu belgeleri Defter-Beyan Sistemi'ne kaydedersiniz. Yasal defter yerine basit usul kayıtlarınızı bu sistem üzerinden elektronik ortamda oluşturursunuz.
- KDV ve geçici vergi gibi bazı yükümlülüklerden de muaf tutulursunuz. Basit usul mükellefi olarak KDV beyannamesi ve geçici vergi beyannamesi vermezsiniz.
Bu adımlardan da görebileceğiniz gibi vergi mevzuatı defter tutma yükümlülüğünüzü kaldırmış olsa da kayıt düzeninizi bırakmamanız gerekir.
Basit Usulde Hangi Kayıtlar Tutulmalıdır?
Defter tutmasanız da işletmenizin mali durumunu netleştirmek için birkaç temel kaydı düzenli şekilde işlemeniz gerekir:
- Satış belgeleri: Mal veya hizmet sattığınızda düzenlediğiniz fatura, perakende satış fişi veya yazar kasa fişi gibi belgeler.
- Alış belgeleri: İşletmeniz için satın aldığınız mal ve hizmetlere ait faturalar.
- Gelir kayıtları: Bir hesap dönemi içinde elde ettiğiniz toplam hasılatı gösteren kayıtlar.
- Gider kayıtları: Kira, elektrik, su gibi işletme giderlerinize ait fatura ve gider pusulalarından oluşan kayıtlar.
Bu mali kayıtları düzenli tutarsanız hem Defter-Beyan Sistemi'ne veri girişini kolaylaştırırsınız hem de olası bir vergi incelemesinde belgelerinizi hızlıca sunarsınız. Kayıtlarınızı dijital ortamda daha rahat takip etmek isterseniz bir ön muhasebe programı tercih edebilir, gelir-gider dengenizi anlık olarak görebilirsiniz.
Defter-Beyan Sistemi Nedir?
Defter-Beyan Sistemi; basit usul mükelleflerini, serbest meslek erbabını ve işletme hesabı esasına göre defter tutanları kapsayan bir platformudur. GİB sisteminden gelir/gider kayıtlarınızı elektronik kayıt haline getirir, beyannamelerinizi hazırlar ve onaylarsınız.
Sisteme giriş yaptığınızda ayrı bir muhasebe programına ihtiyaç duymadan internet bağlantınızın olduğu her yerden dijital vergi işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz. Böylece fiziki defter tutma zorunluluğundan kurtulur, mükellef kayıtlarınızı tek bir sistemde toplarsınız.
Basit Usul Mükellefleri Defter-Beyan Sistemini Kullanmak Zorunda mı?
Evet, basit usulde vergilendirildiğiniz sürece defter-Beyan zorunluluğunuz devam eder. Sistem başvurusunu ise gelir vergisi yönünden bağlı bulunduğunuz vergi dairesine veya bir meslek odasına yapabilirsiniz.
Kayıtlarınızı doğrudan kendiniz girmek yerine bağlı bulunduğunuz meslek odasıyla “Aracılık ve Sorumluluk Sözleşmesi” imzalayabilir; alış-satış ile gider-hasılat bilgilerinizi bu odalar aracılığıyla elektronik kayıt haline getirebilirsiniz.
Bu sayede sistem başvurunuzu tamamladıktan sonra kayıt sürecinizi meslek odanızın desteğiyle yürütürsünüz.
Gelir ve Gider Belgeleri Nasıl Kaydedilir?
Gelir ve gider belgelerinizi Defter-Beyan Sistemi'ne üçer aylık dönemler halinde işlemeniz gerekir. Aldığınız ve düzenlediğiniz fatura kaydı, gider pusulası ve perakende satış belgelerini üç aylık dönemi izleyen ayın sonuna kadar sisteme girersiniz.
Belge girişini yaparken her kaydı tarih sırasına göre işlemeniz gelir gider takibinizi de kolaylaştırır. Kayıtlarınızı tam vaktinde ve eksiksiz bir biçimde girerek olası bir denetimde tutarlı bir tablo sunabilirsiniz.
Belgeler Ne Kadar Süre Saklanmalıdır?
Belge saklama süresi basit usul mükellefleri için 5 yıldır. Belgelerinizi ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak 5 yıl boyunca saklamalısınız. Bu süre boyunca yetkili makam ve memurların talebi halinde belge ibraz yükümlülüğünüz devam edecektir.
Fatura saklama sürecinde belgeleri düzenli şekilde arşivlemeniz denetimlerde zaman kaybetmenizi önler. Amortismana tabi bir kıymet satın aldıysanız o kıymete ait faturayı itfa süresine göre daha uzun süre saklamanız gerekebileceğini aklınızda tutun.
Kayıtlar Mükellef Tarafından mı Tutulmalıdır?
Kayıtlarınızı bizzat kendiniz Defter-Beyan Sistemi'ne girebilirsiniz. Bunun yanında bu kayıt işlemlerini bağlı bulunduğunuz meslek odası veya bir mali müşavir aracılığıyla da yürütebilirsiniz.
Meslek odanızla veya mali müşavirinizle “Aracılık ve Sorumluluk Sözleşmesi” imzaladığınızda bir nevi yetkilendirme yaparak belge girişi ve beyanname hazırlama sürecini onlara devredersiniz.
Kayıt işlemlerinizi kendiniz yapmak isterseniz sisteme mükellef sıfatıyla giriş yaparsınız ve belgelerinizi doğrudan işlersiniz. Ancak mevzuattaki güncellemeleri takip etme konusunda zaman ayıramıyorsanız muhasebe desteği almanız hataları önlemenize yardımcı olur.
Basit Usulden Gerçek Usule Geçilirse Hangi Defter Tutulur?
Basit usul hadlerini aştığınızda veya kendi isteğinizle gerçek usule geçtiğinizde defter yükümlülüğünüz yeniden başlar ve artık yasal defter tutarsınız. Bu noktada hangi defteri tutacağınız işletmenizin büyüklüğüne göre değişir:
- İşletme hesabı esasına tabi olursanız ticari kazancınızı tek taraflı kayıtla, yani işletme hesabı defteri üzerinden takip edersiniz.
- Bilanço esasına tabi olursanız (Vergi Usul Kanunu'nun belirlediği hadleri aşan 1. sınıf tüccar konumundaysanız) çift taraflı kayıt sistemiyle yevmiye defteri, defterikebir ve envanter defteri tutarsınız.
Gerçek usule geçtiğinizde defter tutma yükümlülüğünüzün yanı sıra KDV beyannamesi, geçici vergi beyannamesi ve muhtasar beyanname gibi ek yükümlülükler de üstlenirsiniz. Bu geçişi planlarken vergi usulü değişikliğinin getirdiği tüm sorumlulukları önceden değerlendirmeniz size zaman kazandırır.
Basit Usul Mükellefleri Finansal Takip için Program Kullanabilir mi?
Evet, defter tutma zorunluluğunuz olmasa da finansal takibinizi güçlendirmek için bir gelir gider programı kullanabilirsiniz. Basit usul mükellefi olarak yasal bir deftere ihtiyaç duymasanız bile işletmenizin nakit takibini, cari hesap durumunu ve genel işletme yönetimini düzenli tutmak size büyük kolaylık sağlar.
Bir ön muhasebe programı kullandığınızda gelir ve giderlerinizi anlık olarak görür, Defter-Beyan Sistemi'ne aktaracağınız verileri daha düzenli hazırlarsınız. Böylece hem günlük işletme yönetiminizi kolaylaştırır hem de belge girişlerinizde hata yapma riskinizi azaltırsınız.
Sıkça Sorulan Sorular
Hayır, tutmazsınız. Basit usulde vergilendirilen mükellefler olarak işletme hesabı defteri de dahil olmak üzere hiçbir yasal ticari defter tutma yükümlülüğünüz yoktur. Bunun yerine belgelerinizi Defter-Beyan Sistemi üzerinden kayıt altına alırsınız.
Evet, zorunludur. Basit usulde vergilendirilen bir mükellef olarak alış-satış ve gider-hasılat kayıtlarınızı Defter-Beyan Sistemi üzerinden düzenli şekilde işlersiniz; bu işlemi kendiniz veya bağlı bulunduğunuz meslek odası aracılığıyla yürütebilirsiniz.
Gelir ve gider belgelerinizi üçer aylık dönemler halinde ilgili dönemi izleyen ayın sonuna kadar Defter-Beyan Sistemi'ne işlersiniz. Fatura, gider pusulası ve perakende satış belgesi gibi kayıtlarınızı tarih sırasına göre girmeniz takibinizi kolaylaştırır.
Belgelerinizi, ilgili oldukları yılı takip eden takvim yılından itibaren 5 yıl boyunca saklarsınız. Bu süre içinde yetkili makamların talebi halinde belgelerinizi ibraz etmeniz gerekir.
