İşletmenizin finansal sağlığını korumak, müşterilerinizle ve tedarikçilerle olan para akışını net bir şekilde görebilmenize bağlıdır. Ticaretin sorunsuz işlemesi için alacak ve vereceklerin hatasız bir şekilde takip edilmesi gerekir. Bu noktada, cari hesap ekstresi kavramı öne çıkar.
Cari hesap ekstresi nedir, nasıl hazırlanır ve nasıl yorumlanır? Bu kapsamlı rehberde, cari hesap ekstresi ile ilgili tüm detaylara ulaşabilirsiniz.
Cari Hesap Ekstresi Nedir?
Cari hesap ekstresi; bir işletmenin müşterileri veya tedarikçileri ile arasındaki tüm finansal hareketleri belirli bir tarih aralığında özetleyen rapordur.
Cari kelimesinin anlamı, ticari dilde “aktif”, “güncel” veya “hareketli” olan hesapları ifade eder. Bu nedenle cari hesap, bir müşteri veya tedarikçi ile olan ticari ilişkinin canlı/güncel kaydı olarak tanımlanabilir.
Bu ekstre, temelde bir hesap özeti işlevi görür. Tıpkı banka hesap özetiniz gibi ilgili cari hesaba ait tüm faturaları, ödemeleri, iadeleri ve mahsuplaşmaları tarih sırasıyla listeler. Her işlemin ardından güncellenen borç alacak bakiyesi, taraflar arasındaki mevcut finansal durumu net bir şekilde ortaya koyar.
Kısacası, bir cari hareket dökümü olan bu rapor, “Kiminle ne durumdayız?” sorusunun resmi cevabıdır ve özellikle müşteri tedarikçi takibi için hayati önem taşır.
İlginizi çekebilir: Cari Hesap Takibi Nasıl Yapılır?
Güncel Cari Hesap Ekstresi Ne Demek?
“Güncel” ifadesi, raporun anlık durumu yansıtmasını ifade eder. Geleneksel muhasebede ekstreler genellikle ay sonlarında veya dönemsel olarak alınır. Ancak günümüzde ticaretin de hızlı ve anlık hale gelmesiyle beraber artık anlık bakiye bilgisine de ihtiyaç duyarız.
Güncel cari hesap ekstresi, belirli bir değerleme tarihi (genellikle “bugün”) itibarıyla, sisteme girilmiş son işlem tarihi de dahil olmak üzere tüm güncelleştirilmiş hareketleri içerir.
Bu rapor, bir müşterinin açık bakiye durumunu, yani şu anda size tam olarak ne kadar borçlu olduğunu saniyesi saniyesine gösterir.
Cari Hesap Ekstresi Ne İşe Yarar?
Cari hesap ekstresi, işletmenin nakit akışını ve ticari ilişkilerini yönetmesi için çok yönlü bir tablo sunar.
En temel kullanım amacı mutabakat sürecidir. Ekstre sayesinde, kendi kayıtlarınızı müşterinizin veya tedarikçinizin kayıtlarıyla karşılaştırarak hesaplarda bir tutarsızlık olup olmadığını kolayca teyit edebilirsiniz.
Hesaplar netleştikten sonra bu belge tahsilat planlaması için kritik bir rol oynar.
- Hangi müşteriden tam olarak ne kadar alacağınız olduğunu ve
- bu alacakların vadelerinin ne zaman geldiğini gösterdiği için kimi ne zaman arayacağınızı ve tahsilat stratejinizi belirlemenizi sağlar.
Bu döküm aynı zamanda, faturaların ne kadar süredir ödenmediğini göstererek alacak yaşlandırma raporlarının da temelini oluşturur. Gecikmiş alacaklar için zamanında aksiyon almanıza yardımcı olur.
Bu durum, doğrudan risk takibi ile bağlantılıdır. Bir müşterinin sürekli olarak geç ödeme yaptığını veya borç bakiyesinin tehlikeli bir şekilde arttığını, yani kredi limitini aştığını ilk olarak ekstreden fark edersiniz. Bu da ticari riskinizi daha etkili bir şekilde yönetmenizi sağlar.
Son olarak, tüm bu bilgileri birleştirdiğinizde, yani hem alacaklarınızı (müşteri ekstreleri) hem de borçlarınızı (tedarikçi ekstreleri) net bir şekilde gördüğünüzde, bu durum size nakit akışının detaylı bir görüntüsünü sunar. . Bu sayede yakın vadeli ödemelerinizi en verimli şekilde planlayabilirsiniz.
Cari Hesap Ekstresi Nasıl Hazırlanır?
Cari hesap ekstresi oluşturmak için öncelikle hangi bilgilere ihtiyacınız olduğuna karar vermeniz gerekiyor. Şu liste size yardımcı olabilir:
- Hesap Kodu Seçimi: Hangi müşteri veya tedarikçi için rapor istediğinizi seçersiniz.
- Başlangıç ve Bitiş Tarihi: Raporun hangi tarih aralığını kapsayacağını belirlersiniz (son 30 gün, bu yıl, eylül ayı gibi).
- Para Birimi Seçimi: Eğer cari hesapla birden fazla döviz cinsi (TL, USD, EUR) ile çalışıyorsanız raporu hangi para birimine göre görmek istediğinizi seçersiniz.
- Rapor Formatı: Ekstreyi nasıl almak istediğinizi (Ekran, PDF, Excel) belirlersiniz.
Bu filtreleri uygulandıktan sonra sistem, ilgili hesaptaki tüm hareketleri (faturalar, ödemeler, çekler, senetler, iadeler) tarih sırasına göre listeler.
Excel ile Oluşturma
Pek çok küçük işletme, maliyetten kaçınmak için Excel cari hesap ekstresi hazırlamayı dener.
Süreç genellikle faturaların ve ödemelerin manuel olarak bir Excel tablosuna girilmesini içerir. CSV içe aktarma ile veriler kolayca çekilse bile bu verilerin düzenlenmesi gerekir.
Borç, alacak ve bakiye takibi için SUMIFS (ETOPLA) gibi formüller kullanılır. Verileri özetlemek için Pivot Tablo oluşturmak gerekebilir.
Bu yöntemin en büyük dezavantajı, manuel işlemlerden kaynaklı hatalara açık olmasıdır. Bir formül hatası, yanlış girilen bir rakam veya unutulan bir fatura, tüm bakiyeyi yanlış hesaplar. Ayrıca dinamik aralıklar ve tablo biçimlendirme ile uğraşmak, asıl işinize ayırmanız gereken değerli zamanı çalar.
Ön Muhasebe Programı ile Oluşturma
Gelişmiş bir ön muhasebe programı kullanmak, cari hesap ekstresi hazırlama sürecini tamamen otomatikleştirir. Bu sistemlerde kestiğiniz her fatura veya aldığınız her ödeme, manuel veri girişine gerek kalmadan anında ilgili cari karta işlenir.
Bir ekstraya ihtiyaç duyduğunuzda, raporlama modülünden “Cari Hesap Ekstresi”ni seçmeniz yeterli olur. Program, tüm verileri saniyeler içinde sizin için otomatik rapor olarak derler. Oluşturulan bu raporu, tek tıkla dışa aktarma özelliği sayesinde PDF veya Excel formatında hemen indirebilirsiniz.
En önemlisi, e-posta paylaşımı ile oluşturduğunuz ekstreyi mutabakat için doğrudan müşterinizin e-posta adresine gönderebilirsiniz.
Bu yöntem,
- insan hatası riskini ortadan kaldırır,
- Zaman tasarrufu sağlar ve
- müşterilerinize karşı profesyonel bir imaj çizmenize yardımcı olur.
Cari Hesap Ekstresi Örneği
Standart bir cari hesap ekstresi örneği veya şablonu, genellikle aşağıdaki sütunları içerir:
- Tarih: İşlemin yapıldığı tarih.
- Belge Numarası: Fatura, makbuz, dekont gibi resmi belgenin numarası.
- Referans Kodu: İşlemle ilgili ek bir kod veya numara.
- Vade Tarihi Alanı: Özellikle faturalar için ödemenin son gününü gösterir.
- Açıklama Sütunu: İşlemin türü (örneğin “Mal Satış Faturası”, “Nakit Tahsilat”, “İade Faturası”).
- Borç: Müşterinin size borçlandığı tutar (kestiğiniz fatura).
- Alacak: Müşterinin size ödediği veya iade ettiği tutar ( yaptığı ödeme).
- Bakiye: Her işlem satırından sonra güncellenen net durum. (Bakiye borç ise müşterinin size; alacak ise sizin müşteriye borcunuz olduğunu gösterir).
Cari Hesap Ekstresi Nasıl Yorumlanır?
Bu dökümanı kullanarak açık risk analizi yapabilirsiniz.
- Ekstredeki toplam borç tutarı, o müşterideki toplam riskinizi gösterir. Eğer bu tutar müşteriye tanıdığınız kredi limitini aşıyorsa bu durum bir limit aşımı uyarısı olarak değerlendirilir.
- Ayrıca “Vade Tarihi” sütununu bugünün tarihiyle karşılaştırarak gecikmiş alacak tespiti yapabilirsiniz. Vadesi geçmiş faturalar, sizin tahsilat riskinizi oluşturur ve acil aksiyon gerektirir.
- “Açıklama” sütunundaki iade, iptal veya mahsup hareketi gibi kayıtların bakiyeyi nasıl etkilediğini de dikkatle kontrol etmenizi öneririz.
- Müşterinin hareketlerini analiz etmek de önemlidir. Faturaları vadesinde mi ödüyor, yoksa sürekli geciktiriyor mu?
Ekstreyi yorumlarken tek bir müşterinin bakiyesinin yanı sıra şirketinizin genel finansal sağlığını düşünmek önemlidir. Burada devreye cari oran girer.
Cari oran, bir işletmenin kısa vadeli (1 yıl içinde) borçlarını ödeyebilme gücünü gösterir.
Formülü: Cari Oran = Dönen Varlıklar / Kısa Vadeli Borçlar
Dönen varlıklar; kasa, banka, alacaklar (tüm cari hesap alacaklarınız) ve stokları kapsar.
Cari Hesap Ekstresi ile Mutabakat Nasıl Yapılır?
Mutabakat, en basit tanımıyla “hesaplarda anlaşmak” demektir. Cari hesap mutabakatı, sizin kayıtlarınızın (ekstrenizin) ve karşı tarafın (müşteri/tedarikçi) kayıtlarının birbiriyle uyuştuğunu resmi olarak teyit etme işlemidir.
Bu süreç genellikle ay sonlarında, ekstre gönderimi ile başlar. Müşterinize veya tedarikçinize, hazırladığınız cari hesap ekstresini bir mutabakat mektubu ekinde gönderirsiniz. Bu doküman aynı zamanda bir cari hesap ekstresi mutabakat örneği işlevi görür.
Ardından ekstre teyidi ve kontrol aşamasına geçilir. Karşı taraf bu belgeyi alır ve kendi muhasebe kayıtlarıyla satır satır karşılaştırır.
Eğer bakiyeler arasında bir uyuşmazlık varsa, yani bir fark tespiti yapılırsa, karşı taraf size hangi fatura veya ödemelerin eksik/fazla olduğunu belirten bir fark listesi iletir.
Bu noktada sizin inceleme ve düzeltme süreciniz başlar. Belki sizin kaydetmeyi unuttuğunuz bir ödeme dekontu veya müşteriye henüz ulaşmamış bir fatura söz konusudur. Gerekli görülürse (örneğin bir kur farkı veya unutulan gider için) bir düzeltme kaydı atılır.
Sonuç olarak her iki taraf da aynı bakiye üzerinde anlaştığında, karşı taraf onayı alınır. Müşteri veya tedarikçi, mutabakat mektubunu kaşeleyip imzalayarak veya dijital olarak onaylayarak size geri gönderir. Bu, hesapların resmi olarak “mutabık” olduğu anlamına gelir.
Bizim Hesap ile Cari Hesap Ekstresi Oluşturma Adımları
Tüm bu zahmetli süreçleri manuel olarak veya hantal programlarla yönetmek yerine, Bizim Hesap gibi bulut tabanlı bir cari hesap takibi programı ile saniyelere indirebilirsiniz.
Bizim Hesap ile ekstre oluşturmak için:
- Ekstresini almak istediğiniz müşteriyi veya tedarikçiyi seçin.
- Açılan cari hesap kartı ekranında “Hesap Ekstresi” seçeneğine tıklayın.
- İstediğiniz tarih aralığını seçin.
- “Rapor Hazırla” butonuna basın.
Ekstreniz anında ekranınızda belirir. Bu ekran üzerinden raporu anında PDF olarak indirebilir, yazdırabilir veya “e-Posta Gönder” seçeneğiyle doğrudan müşterinizle paylaşabilirsiniz. Bizim Hesap, tüm fatura ve tahsilatlarınızı otomatik olarak cari kartlara işlediği için ekstreleriniz her zaman güncel ve hatasızdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Cari hesap ekstresinde hangi alanlar mutlaka olmalı?
Mutlaka olması gereken alanlar; işlem tarihi, belge numarası (fatura/makbuz no), açıklama (işlemin türü), borç tutarı, alacak tutarı ve her satır sonunda güncellenen bakiye tutarıdır. Vade tarihi de tahsilat takibi için kritiktir.
“Güncel” ekstre ile “dönemsel” ekstre arasındaki fark nedir?
“Güncel” ekstre, raporun alındığı an (“bugün”) itibarıyla son işlemi de içeren anlık durumu gösterir. “Dönemsel” ekstre ise belirli bir tarih aralığını kapsar ve genellikle o dönemin açılış ve kapanış bakiyelerini gösterir.
Dövizli hareketler cari hesap ekstresinde nasıl gösterilir?
İyi bir ön muhasebe programı, dövizli ekstrede işlemi hem orijinal döviz cinsinden (örn: 100 USD) hem de işlem günündeki kurdan TL karşılığını (örn: 3.000 TL) ayrı sütunlarda gösterir. Bakiye de hem döviz hem de TL olarak takip edilebilir.
Cari hesap ekstresini müşterimle nasıl güvenli paylaşabilirim?
En güvenli yöntem, Bizim Hesap gibi bir program üzerinden PDF veya güvenli mutabakat linki ile paylaşmaktır. Finansal verileri içeren Excel dosyalarını şifresiz olarak e-posta ile göndermek, veri güvenliği açısından risk oluşturabilir.
