e-Fatura; GİB e-Fatura Portalı, GİB onaylı özel entegratörler veya bilgi işlem sistemi entegrasyonu üzerinden kesilir. En pratik yöntem, işletmenin fatura hacmine ve teknik ihtiyacına göre değişir.
Az sayıda fatura kesen işletmeler GİB Portalı kullanabilirken; düzenli fatura kesen işletmeler özel entegratör veya ön muhasebe programı üzerinden e-fatura oluşturabilir.
Bu yazımızda tüm ayrıntılarıyla e-fatura kesme adımlarından bahsederek işlerinizi daha pratik şekilde yürütmenize yardımcı olacağız.
Genel Bakış
- e-Fatura kesmek için 3 farklı yöntem kullanılabilir. GİB e-Fatura Portalı, özel entegratörler veya kendi bilgi işlem entegrasyonunuzu tercih edebilirsiniz.
- e-Fatura kesme hacmi az olan veya yeni başlayan işletmeler için GİB Portalı yeterli olabilirken; düzenli fatura kesen işletmeler için özel entegratörler daha uygun çözümlerdir.
- e-Fatura oluşturma süreci; sisteme giriş, alıcı bilgileri ve ürün/hizmet bilgileri ekleme, KDV ve tutar kontrolü ve faturayı onaylayıp gönderme adımlarından oluşur.
- Ön muhasebe programı ile entegre çalışan özel entegratörler; otomatik kayıt, toplu işlem ve kolay fatura yönetimi gibi avantajlar sağlar.
e-Fatura Nereden Kesilir?
e-Faturalarınızı; GİB portal üzerinden, GİB onaylı entegratör ile veya bilgi işlem entegrasyonu kullanarak kesebilirsiniz. Bu yöntemlerden her birinin sağladığı avantajlar birbirinden farklı. Dolayısıyla işletmenize en uygun yöntemi seçerek faturalarınızı elektronik ortamda sorunsuz şekilde iletebilirsiniz.
e-Fatura Kesmek için Kullanılabilecek Yöntemler
Bir e-fatura kullanıcısının e-fatura kesebileceği üç farklı yöntem bulunduğundan bahsetmiştik. Mükellefler, e-faturalarını elektronik ortamda bu üç farklı yöntem ile düzenleyebilir.
1. GİB e-Fatura Portalı: Gelir İdaresi Başkanlığının sunduğu e-fatura portalı ile e-faturalarınızı düzenleyebilirsiniz. Portala giriş yaptıktan sonra “Belge İşlemleri” bölümünde e-faturayı seçerek faturanızı düzenleyip onaylayabilirsiniz.
2. Özel Entegratör: GİB tarafından yetkilendirilmiş özel entegratörler, mükellef adına e-fatura oluşturabilir. Bu entegratörler, sizin yerinize e-fatura sürecini tamamlayan yardımcı araçlar gibi çalışır.
Sizden gerekli bilgileri alan entegratör, bu bilgilerle e-faturayı düzenler ve sizin için saklar.
3. Bilgi İşlem Sistemi Entegrasyonu: Bu, özellikle çok fazla fatura kesen işletmeler tarafından tercih edilen bir yöntem. Bu işletmeler, kendi bilgi işlem sistemleri ile e-faturaları düzenleyebilir.
Bunun için kendi sisteminizi Başkanlığın sistemine entegre edebiliyor ve kesintisiz bağlantı kurabiliyor olmalısınız.
İşte her bir yöntemin detayları:
GİB e-Fatura Portalı Üzerinden e-Fatura Kesme
GİB e-Fatura Portalı üzerinden e-fatura kesmek için şu adımları takip etmelisiniz:
- Portala giriş yaptıktan sonra “belge işlemleri” bölümüne gidin.
- “Fatura Oluşturma” bölümünde ilgili alanları eksiksiz doldurun.
- Bilgileri doldurup “Oluştur” butonuna tıklayın. Böylece faturanız taslak olarak kaydedilir.
- Ardından taslaklar bölümünde faturayı görüntüleyip girdiğiniz bilgileri tekrar kontrol edin. Hata ya da eksik bilgi varsa tamamlayın ve onaylayın.
- Son olarak “GİB İmza” seçeneğine tıklayın ve telefonunuza gelen kodu girin.
- Kod girilip onaylandığında e-fatura kesme adımları tamamlanır.
Özel Entegratör Üzerinden e-Fatura Kesme
Yazılımlara göre farklılık göstermekle birlikte, özel entegratörler ile e-fatura kesmek yalnız birkaç adım ile tamamlanır. Bizim Hesap üzerinden Türkiye’nin önde gelen özel entegratörleri ile e-fatura kesebilirsiniz.
Bunun için aşağıdaki adımları takip etmeniz yeterli:
- Müşteri listesinden satış yaptığınız müşteriyi bulup cari katına gidin.
- “Satış Yap” butonu tıklayın.
- Açılan sayfada gerekli bilgileri girin. (Belge Numarası bölümünü boş bırakın.)
- “Fatura Kaydet” butonu ile e-faturayı sisteme kaydedin.
- Açılan sayfadan “e-Fatura” butonuna tıklayın. Böylece resmi faturanız kesilir.
Bizim Hesap ile e-Fatura Kesme
Bilgi İşlem Sistemi Entegrasyonu ile e-Fatura Kesme
Yüksek e-fatura hacmine sahip işletmeler, entegratör kullanmak yerine GİB teknik standartlarına uygun, kendi bilgi işlem sistemlerini GİB sistemine entegre ederek e-fatura süreçlerini yönetebilir.
Bu yöntemde işletme;
- faturaların oluşturulması,
- gönderilmesi,
- alınması,
- saklanması ve
- raporlanması gibi tüm süreçleri kendi sunucuları ve yazılımları üzerinden yürütür.
Bunun için GİB entegrasyon başvurusu yapılması, teknik testlerin tamamlanması ve sistemin kesintisiz çalışabilecek altyapıya sahip olması gerekir.
e-Fatura Nasıl Kesilir? Adım Adım Anlatım
e-Fatura kesmek için her yöntemde farklı adımları izlemeniz gerekir. Ancak sistemlerde süreç genel olarak şu şekilde işler:
1. e-Fatura kesmek için tercih edilen sisteme giriş yapılır.
2. Gerekli bilgiler eksiksiz girilir.
3. Tutar, KDV, ürün bilgisi gibi bilgiler eklenir.
4. Faturadaki bilgiler kontrol edilip fatura iletilir.
Gelin bu adımların detaylarına bakalım.
1. e-Fatura Sistemine Giriş Yapın
e-Fatura işlemlerine başlamak için GİB Portal, özel entegratör ya da bilgi işlem entegrasyonuna giriş yapılır. Ön muhasebe programınız özel entegratörünüz ile entegrasyon sağlıyorsa sadece ön muhasebe sistemine giriş yapmak da yeterli olur.
Kullandığınız yönteme göre ilgili platforma giriş yaparak fatura işlemlerine erişebilirsiniz.
2. Alıcı Bilgilerini Girin
Ardından fatura oluşturmaya başlarsınız ve bunun için alıcıya ait bilgilerin doğru şekilde girmeniz gerekir. Bu bilgiler şu şekildedir:
- VKN/TCKN
- Alıcının unvanı (şirket adı)
- Yasal iş adres ve diğer temel iletişim bilgileri
- Varsa bağlı olduğu vergi dairesi
Ancak e-fatura entegratörü ön muhasebe programınıza entegreyse aynı alıcı bilgilerini tekrar tekrar girmeye gerek kalmadan kayıtlı alıcı bilgilerini otomatik çekilebilirsiniz.
3. Ürün veya Hizmet Bilgilerini Ekleyin
Bu adımda faturaya ilgili ürün veya hizmet bilgileri eklenir.
- Ürün veya hizmet adı ekleyin.
- Miktar ve birim bilgisi girin.
- Birim fiyat ve KDV oranı belirleyin ve buna göre toplam tutarı hesaplayın.
- Varsa indirim veya ek açıklamaları ekleyin.
Burada birim fiyatı doğru yazmaya ayrıca dikkat etmek gerekir çünkü birim fiyat yanlış yazıldığında toplam tutar da yanlış hesaplanır.
4. KDV ve Tutar Bilgilerini Kontrol Edin
KDV oranının hatalı yazılması, hem faturayı alanın hem de düzenleyenin vergi konusunda problem yaşamasına sebep olabilir. Bundan kaçınmak için faturayı onaylamadan önce kontrol etmeniz gerekir.
- KDV oranlarının doğru girildiği kontrol edin.
- Ara toplam ve genel toplam tutarını inceleyin.
- İndirim veya ek masraf yazıldıysa kontrol edin.
- Vergi dahil ve hariç tutarları doğrulayın.
5. Faturayı Onaylayıp Gönderin
Tüm bilgileri kontrol ettikten sonra fatura onaylayın ve elektronik ortamda alıcıya gönderin. Gönderim sonrası fatura sistemde kayıt altına alınacağı için gerektiğinde tekrar görüntüleyebilirsiniz.
e-Fatura Hangi Siteden Kesilir?
e-Fatura keseceğiniz site, kullanmak için tercih ettiğiniz yönteme göre değişir. GİB e-Fatura Portalı, özel entegratör firmaların sistemleri veya işletmelerin kendi bilgi işlem altyapıları üzerinden gerçekleştirilebilir.
Örneğin ön muhasebe sisteminizle entegre bir e-fatura entegrasyonu kullanırsanız direkt ön muhasebe programınızda e-fatura kesebilirsiniz.
Küçük işletmeler genellikle GİB Portalını tercih ederken; yoğun fatura kesen firmalar özel entegratör veya doğrudan entegrasyon yöntemlerini kullanır.
e-Devlet Üzerinden e-Fatura Kesilir mi?
e-Devlet üzerinden GİB web sitesine geçiş yaparak e-fatura kesebilirsiniz. Bunun için:
- e-Devlet uygulamasına giriş yapıp “Kurumlar” bölümünden Gelir İdaresi Başkanlığı’nın hizmetlerine erişin.
- Listedeki “Kuruma Ait İnternet Sitesi Üzerinden Sunulan Hizmetler” bölümünden “e-Fatura Sistemi”ne tıklayın.
- Bu, sizi GİB e-Belge Portalına götürecek. Orada e-fatura işlemlerinizi yapabilirsiniz.
Yani doğrudan e-Devlet üzerinden değil; e-Devlet aracılığıyla GİB e-Belge Portalına geçiş yaparak e-fatura kesebilirsiniz.
e-Fatura Kesmek için Ne Gerekir?
e-Fatura kesebilmek için bazı belgelere sahip olmanız gerekiyor. İşte e-fatura kesebilmeniz için gereken bilgiler ve belgeler:
- e-Fatura sistemi başvuru formu ve taahhütnamesi
- e-Fatura mükellefiyeti için şirket kuruluş sözleşmesi
- Vergi kimlik numarası
- Elektronik mali mühür sertifika taahhütnamesi (Şahıs şirketleri mali mühür yerine e-imza da kullanabilir.)
- Şirketteki yetkililere ait noter onaylı imza sirküsü
- GİB portalında aktif bir e-fatura kullanıcı hesabı
Bu belgeleri ve bilgileri eksiksiz tamamladığınızda gerekli onayları alarak e-fatura kesmeniz mümkün.
e-Fatura Keserken Nelere Dikkat Edilmeli?
Bir e-fatura mükellefi olduğunuzda e-fatura keserken dikkat etmeniz gereken bazı noktalar olur. Düzenlediğiniz faturaların geçerli sayılması ve ileride yasal problemlerle karşılaşmamak için bu detaylara dikkat etmenizde fayda var:
- Faturada mutlaka bulunması gereken; e-faturayı düzenleyenin ve alıcının adı/soyadı, vergi kimlik numarası ve satışı gerçekleşen ürün ve hizmet bilgileri vb. temel bilgiler eksiksiz şekilde yer almalı.
- e-Fatura göndereceğiniz alıcı taraf da e-fatura mükellefi olmalı.
- e-Faturalarınızı geriye dönük kesmeniz mümkün değil. e-Faturalar, en geç 7 gün içerisinde alıcı tarafa teslim edilmeli.
- Saklama ve arşivleme, kullanıcının yükümlülüğündedir. O nedenle gerekli teknik araçlara/sistemlere sahip olduğunuzdan emin olmalısınız.
- e-Faturanız, GİB tarafından belirlenen UBL-TR formatında olmalı. Faturalar, yine aynı formatta arşivlenmeli.
- e-Faturalarınızı mutlaka yetkili e-fatura uygulamaları ile alıcıya göndermeniz gerekir. Farklı şekilde gönderilen faturalar kabul edilmez.
- e-Faturanız mali mühürle mühürlenmeli. Şahıs şirketi olarak e-fatura kesiyorsanız e-imza tercih edebilirsiniz.
- İstisna kapsamında bir e-fatura kesiyorsanız uygun istisna kodunu seçmeniz gerekir.
e-Faturalarınızı keserken bu noktalara dikkat ettiğinizde hem yasalara uygun olarak faturalama yaparsınız hem de tüm fatura kesme süreçleriniz eksiksiz olur.
GİB Portal mı Özel Entegratör mü?
GİB Portal; az sayıda fatura kesen, temel ihtiyaçlara sahip küçük işletmeler ve yeni başlayanlar için uygun bir seçenektir. Ücretsiz olması bir maliyet avantajı olsa da manuel işlem yükü zamanla artabilir ve arşivleme gibi konularda yetersiz kalır.
Özel entegratör ve ön muhasebe programları ise;
- düzenli fatura kesen,
- operasyonlarını hızlandırmak isteyen ve
- muhasebe süreçlerini tek ekrandan yönetmeyi hedefleyen işletmeler için daha uygundur.
Otomatik kayıt, toplu işlem, raporlama ve teknik destek gibi onlarca avantajı sayesinde özellikle büyüyen işletmeler için en önemli çözümlerdendir.
Örneğin Bizim Hesap da tüm e-fatura süreçlerini daha kolay ve hızlı şekilde yönetmenize yardımcı olur.
Sıkça Sorulan Sorular
e-Fatura; GİB portalda, GİB onaylı entegratörlerde veya işletmelerin kendi bilgi işlem entegrasyonları ile kesilebilir.
e-Fatura kesme süreci, seçtiğiniz e-fatura kesme yöntemine göre değişiklik gösterir. e-Faturalarınızı GİB portal üzerinden, GİB onaylı entegratör ile veya bilgi işlem entegrasyonu ile kesebilirsiniz.
e-Fatura, GİB e-Fatura Portalı (https://portal.efatura.gov.tr/efatura/egiris.jsp) üzerinden kesilebilir. Ancak özel entegratör ya da bilgi işlem entegrasyonu tercih ediyorsanız doğrudan bu sistemler üzerinden e-fatura kesebilirsiniz.
GİB e-Fatura Portalı üzerinden e-fatura şu şekilde kesilir:
– Portala giriş yapın ve “belge işlemleri” bölümüne gidin.
– “Fatura Oluşturma” bölümünden ilgili alanları doldurun.
– Bilgileri doldurup “Oluştur” butonuna tıklayın. Fatura taslak olarak kaydedilir.
– Taslaklar bölümünde faturayı görüntüleyin ve bilgileri kontrol edin.
– Hata ya da eksik bilgi varsa tamamlayın ve onaylayın.
– “GİB İmza” seçeneğine tıklayın ve telefonunuza gelen kodu girin.
– Kod onaylandığında e-fatura kesme adımları tamamlanır.
e-Fatura kesmek için zorunlu olarak bir program gerekmez. GİB’in ücretsiz e-Fatura Portalı ile de işlem yapabilirsiniz. Ancak bu çoğu işletme için yeterli gelmez.
Süreci hızlandırmak, fatura yönetimini kolaylaştırmak ve muhasebe süreçlerini otomatikleştirmek isteyen işletmeler için ön muhasebe programıyla entegre bir özel entegratör kullanmak daha etkili olur.
