e-Ticaret operasyonlarında ürünlerin müşterilere ulaştırılması süreci kadar bu sürecin yasal ve muhasebe tarafının doğru belgelerle desteklenmesi de önemlidir. Fiziksel ürün satışı yapan her işletmenin bilmesi gereken belgelerin başında ise sevk irsaliyesi gelir.
Özellikle lojistik zincirinin düzgün işlemesi ve vergi uyumluluğunun sağlanması açısından kritik olan bu belgeyi düzenlemek yasal bir yükümlülüktür.
Sizler için sevk irsaliyesi nedir, nasıl düzenlenir, geçerlilik şartları nelerdir gibi soruları cevapladık.
Sevk İrsaliyesi Nedir ?
Sevk irsaliyesi, bir ürünün satıcıdan alıcıya fiziksel olarak gönderildiğini gösteren resmi bir belgedir. Bu belgede;
- ürünün miktarı,
- cinsi,
- gönderim ve teslimat adresi,
- araç bilgileri ve
- gönderici-alıcı gibi temel sevkiyat detayları yer almalıdır.
Vergi Usul Kanununa göre, sevk edilen her mal için bu belge düzenlenmeli ve taşıma esnasında ürüne eşlik etmelidir.
e-Ticaret bağlamında sevk irsaliyesi, siparişin kargoya verilmesinden önce veya en geç mal sevki sırasında hazırlanmalıdır. Bu belge, vergi denetimlerinde işletmenin ticari faaliyetlerini şeffaf biçimde belgelendirmesine yardımcı olur ve müşteriye karşı güvenilirlik de oluşturur.
Sevk İrsaliyesi Zorunlu Mudur?
Sevk irsaliyesi düzenlenmesi zorunludur. Herhangi bir malın fatura düzenlenmeden önce taşınması gerekiyorsa bu ürünlerin yasal taşıma belgesi sevk irsaliyesidir. Aksi halde yapılan sevkiyatlar, usulsüz işlem sayılır ve Vergi Usul Kanunu çerçevesinde ciddi para cezaları uygulanabilir.
Bazı durumlarda fatura, sevk irsaliyesi yerine geçebiliyor. Ancak bunun için fatura, malın çıkış tarihiyle aynı gün düzenlenmiş olması gerekir. Taşıma sırasında ürünle birlikte bulunmalıdır. Fatura ürünle birlikte değilse mutlaka sevk irsaliyesi düzenlenmelidir.
Özellikle çok ürünlü veya depodan dağıtım yapılan sistemlerde sevk irsaliyesi, hem yasal uyum hem de ürün takibi açısından büyük kolaylık sağlar.
Sevk İrsaliyesi Ne Zaman Düzenlenir?
Sevk irsaliyesi, malın/ürünün veya hizmetin sevkiyat tarihinden itibaren aynı gün içinde geçerlidir. Belge üzerinde saat belirtilmişse o saatten itibaren malın taşıma süreci başlamış sayılır.
Mal yola çıktıktan sonra geriye dönük olarak irsaliye oluşturulması hukuken geçersizdir. Bu nedenle depo veya üretim alanından ürün çıkmadan önce irsaliye hazırlanmalı ve taşıma aracına verilmelidir.
e-Fatura kullanıcısı olan firmalar, genellikle e-irsaliye sistemi üzerinden bu belgeyi dijital ortamda oluşturur. e-İrsaliye de aynı işlevi görür ancak kağıt irsaliyeye göre daha hızlı, güvenli ve dijital izlenebilirlik sağlar.
Özellikle e-ticaret hacmi yüksek olan işletmeler için e-irsaliye sistemine geçmek operasyonel verimliliği artırır.
Sevk İrsaliyesi Nasıl Düzenlenir?
Sevk irsaliyesi, malın fiilen taşınmaya başladığı anda veya öncesinde düzenlenmelidir. Bu süreç adım adım şöyle ilerler;
1. Belge Türü Belirlenir: İşletme e-fatura sistemine dahilse e-irsaliye, değilse matbu (kağıt) irsaliye düzenlenir.
2. Belge Üç Nüsha Hazırlanır (Kağıt için): Matbu irsaliye düzenleniyorsa alıcı, taşıyıcı ve düzenleyene olmak üzere firmada kalmak üzere üç nüsha hazırlanır.
3. Zorunlu Bilgiler Eklenir: İrsaliye üzerine, gönderici ve alıcı bilgileri, sevk edilecek malın cinsi, miktarı, gönderim ve teslim adresi, araç plakası gibi temel bilgiler girilir.
4. Belge Detaylandırılır: Belgenin her sayfasında “İrsaliye” ifadesi yer almalı ve belgeye özel seri-sıra numarası eklenmelidir.
5. Düzenleme Saati Yazılır: Taşıma günü içinde birden fazla sevkiyat varsa irsaliyenin hangi saatte düzenlendiği bilgisi mutlaka yazılmalıdır.
6. İmza Atılır ve Onaylanır: Yetkili kişi ya da firmanın mührüyle imzalanarak belge onaylanmış olur.
7. Dijital İrsaliyede GİB Üzerinden Gönderim Yapılır: e-İrsaliye kullanılıyorsa belge, sistem üzerinden hazırlanarak alıcının sistemine iletilir ve elektronik olarak yanıt beklenir.
Bu adımlar, irsaliyenin hem yasal hem de ticari geçerliliğini garanti altına alır. Eksik ya da hatalı düzenlenen sevk irsaliyeleri cezai yaptırımlara yol açabilir. Bu durum lojistik süreçte de aksaklıklara neden olabilir.
e-Belge Biz’de, İşini Yönetmek Sizde!
İşletmenizin ihtiyacı olan e-Arşiv, e-Fatura, e-İrsaliye gibi tüm e-dönüşüm araçlarına karmaşık ekranlarla uğraşmadan Bizim Hesap ile tek panelden erişebilirsiniz.
Sevk İrsaliyesinde Hangi Bilgiler Yer Almalıdır?
Sevk irsaliyesi, yalnızca taşıma izni veren bir evrak değil aynı zamanda ticari işlemin resmi kaydıdır. Bu nedenle üzerinde yer alması gereken bilgiler Vergi Usul Kanununa göre net şekilde tanımlanmıştır:
- İrsaliyenin düzenlenme tarihi
- Belgenin seri ve sıra numarası
- Gönderici firmanın unvanı, vergi numarası ve adresi
- Alıcıya ait isim veya unvan
- Alıcının adresi ve -varsa- vergi numarası
- Malın gönderim adresi ve teslim adresi
- Ürünü taşıyan aracın plakası ve varsa şoför bilgileri
- Taşınan ürünlerin tam tanımı (ürün cinsi, miktarı, birimi, açıklama)
- Düzenleme saati (günün belirli saatlerine özel taşımalarda önemlidir)
- Belgeyi düzenleyen yetkilinin imzası veya firma kaşesi
Eksik veya hatalı bilgilerle düzenlenen irsaliyeler, hem ticari anlaşmazlıklara hem de idari para cezalarına yol açabilir. e-İrsaliye sisteminde bu bilgiler dijital formlar üzerinden doldurulur ve otomatik doğrulama mekanizmalarıyla kontrol edilir.
Sevk İrsaliyesi ile Fatura Arasındaki Fark Nedir?
Sevk irsaliyesi ve fatura, ticari işlemlerin iki temel belgesi olmakla birlikte farklı amaçlara hizmet eder:
- Fatura, malın satışına ilişkin finansal detayı içerir. Malın birim fiyatı, toplam tutarı, KDV oranı, ödeme koşulları ve alıcının borçlandırıldığı miktar gibi detaylar faturada yer alır.
- Sevk irsaliyesi, malın fiziksel sevkiyatını belgelendirir. Ürün taşınmaya başlanmadan önce düzenlenir ve yalnızca taşıma işleminin izlenebilirliğini sağlar. Her zaman fiyat bilgisi içermez.
Fatura, genellikle satış sonrası düzenlenirken, sevk irsaliyesi ürün yola çıkmadan önce hazırlanır. Eğer fatura sevkiyatla aynı gün ve ürünle birlikte teslim ediliyorsa bu durumda fatura irsaliye yerine geçebilir. Eğer fatura daha sonra kesilecekse, mutlaka sevk irsaliyesi hazırlanmalıdır.
İrsaliye, taşıma; fatura, satış belgesidir. e-Ticaret süreçlerinde her iki belgenin de doğru zamanda ve eksiksiz biçimde düzenlenmesi, hem müşteri memnuniyeti hem de yasal uyumluluk açısından önemlidir.
İlginizi çekebilir: e-İrsaliye ve e-Fatura Arasındaki Farklar Neler?
e-İrsaliye ile Normal İrsaliye Arasındaki Farklar Nelerdir?
e-İrsaliye, Gelir İdaresi Başkanlığının (GİB) dijital dönüşüm kapsamında sunduğu elektronik belgedir ve kağıt irsaliyenin dijital versiyonudur. Aralarındaki temel farklar şunlardır:
- Kağıt irsaliye fiziksel olarak düzenlenirken e-irsaliye elektronik ortamda hazırlanır.
- e-İrsaliye, GİB sistemi üzerinden alıcıya iletilirken matbu irsaliye fiziksel olarak taşıma aracına eklenir.
- e-İrsaliye sistemde otomatik arşivlenir; kağıt irsaliyenin fiziksel olarak saklanması gerekir.
- e-İrsaliye daha hızlı düzenlenir ve dijital imzayla güvenlik altına alınır.
- e-İrsaliyeye alıcı firma sistem üzerinden kabul veya red yanıtı verebilir.
e-Ticaret yapan firmalar için e-irsaliye kullanımı hem maliyet avantajı sağlar hem de operasyonel süreçleri dijitalleştirir.
e-İrsaliye hakkında detaylı bilgi için: e-İrsaliye Nedir? Kimler için Zorunlu?
Sevk İrsaliyesi Olmadan Mal Gönderilirse Ne Olur?
Sevk irsaliyesi olmadan mal sevkiyatı yapılması Vergi Usul Kanununa göre usulsüzlük olarak değerlendirilir. Denetimlerde:
- Taşınan mallara el konulabilir,
- Gönderici ve taşıyıcı firmaya idari para cezası kesilir,
- Belgede sahtecilik şüphesi varsa cezai yaptırımlar uygulanabilir.
Bu tür cezalar şirketinizin mali güvenilirliğini zedeleyebilir; ticari faaliyetlerinizi sekteye uğratabilir.
Sevk İrsaliyesi Süresi ve Geçerlilik Şartları Nelerdir?
Sevk irsaliyesi, malın sevkiyat tarihinden itibaren aynı gün içinde geçerlidir. Belge üzerinde saat belirtilmişse o saatten itibaren malın taşıma süreci başlamış sayılır.
İrsaliyenin geçerli olabilmesi için:
- Mal yola çıkmadan önce düzenlenmiş olması,
- Bilgilerin eksiksiz ve doğru girilmiş olması,
- Araçla birlikte taşınması (matbuysa),
- e-İrsaliyede sistemsel iletimin tamamlanmış olması gerekir.
İrsaliye Hataları Hangi Cezalara Yol Açar?
Sevk irsaliyesinde yapılan hatalar, aşağıdaki yaptırımlara sebep olabilir:
- Düzenlenmemiş sayılması: İrsaliyenin hiç olmaması veya taşıma sırasında bulunmaması.
- Eksik bilgi cezası: Alıcı, gönderici, mal tanımı veya araç bilgileri eksikse.
- Geç düzenleme: Mal yola çıktıktan sonra düzenlenen belgeler geçersizdir.
- Seri/sıra numarasız belge kullanımı: Belge usulsüz kabul edilir.
Bu durumlarda VUK kapsamında belirlenen tutarlarda özel usulsüzlük cezaları kesilir ve firmaların tekrar eden hatalarında ceza oranları artabilir.
Bizim Hesap ile Tüm İrsaliye Süreçlerini Dijitale Taşıyın!
e-İrsaliye tüm işletmeler için zorunlu olmasa da dijital çözümler her işletmeye hız ve maliyet avantajı getirir; hataları en aza indirir.
Bizim Hesap e-irsaliye çözümleri ile sevk süreçlerini hızlandırın; uyumluluk sorunlarını ortadan kaldırın.
e-İrsaliye dahil ihtiyaç duyduğunuz tüm özelliklere erişmek için bugün ücretsiz hesap oluşturun.
