İşletme yönetiminde kullanabileceğiniz, ticari süreçlerinizi kolaylaştıran bazı programlar var. Bu programların kapsamı farklı olacağından size uygun bir kategoriye yönelmeniz gerekir.
Ancak farklı ihtiyaçlara yanıt verseler de ticari işletme programı ve ön muhasebe programı sık sık karıştırılabiliyor. Bugün sizler için bu iki farklı program kategorisini ele aldık. Doğru seçimi yapabilmeniz için kategori karşılaştırmasını ekledik.
Keyifli okumalar!
Genel Bakış
- Ön muhasebe programı; gelir-gider, cari hesap, fatura ve e-belge gibi temel finansal süreçleri yönetmenizi sağlayan yazılımlardır.
- Ticari işletme programı; ön muhasebe süreçlerini de kapsayarak satış, stok ve e-ticaret gibi diğer operasyonel süreçleri de tek ekrandan yönetmenizi sağlar.
- Küçük ve sınırlı operasyonu olan işletmeler için ön muhasebe programı yeterli olabilir.
- İşlem hacmi ve operasyonlar büyüdükçe, süreç karmaşasını ve veri dağınıklığını azaltmak için ticari işletme programı daha kapsamlı bir çözüm sunar.
- Program seçerken, mevcut ihtiyaçları yanında işletmenin gelecek hedefleri ve ölçeklenebilirlik de değerlendirilmelidir.
Ön Muhasebe Programı Nedir?
Ön muhasebe programı, diğer bir deyişle ön muhasebe yazılımı, işletmeniz için;
- gelir gider takibi,
- fatura işlemleri,
- cari hesap takibi gibi işlemler yapmanızı ve
- finansal kayıtları düzenli tutmanızı sağlayan yazılım çözümüdür.
İşletmelerin ön muhasebe süreçlerini kapsayan bu yazılımlar, temel finansal kayıtlarını kontrol altında tutar. Ancak daha kapsamlı, örneğin stoktan siparişe kadar uzanan tüm süreçleri dahil edebileceğiniz, bir çözüm arıyorsanız ticari işletme programı ihtiyacı doğabilir.
Ticari İşletme Programı Nedir?
Ticari işletme programı ise adeta bir işletme yönetim programı işlevi görür. İş süreçlerinin tamamını tek ekranda bir araya getirir ve uçtan uca operasyon yönetimi sunar.
Kapsamlı bir ticari işletme programı ile ön muhasebeye ek olarak ticari faaliyetlerin tüm alanını (e-belgeden çalışan işlemlerine kadar) bir platform üzerinden yönetebilirsiniz.
İlginizi çekebilir: Ticari İşletme Nedir? Unsurları ve Temel Özellikleri Nelerdir?
Ticari İşletme Programı ile Ön Muhasebe Programı Arasındaki Temel Fark Nedir?
Bu iki farklı program kategorisi birbirinden tamamen farklı değildir. Ayrıştıkları nokta, kapsam farkıdır.
Ön muhasebe programının kullanım amacı; e-belge, cari hesap, gelir-gider takibi gibi süreçleri yönetmekken; ticari işletme programı ile bu finansal süreçlere ek olarak diğer operasyonel süreçler de eklenir.
Yani ticari işletme programı, ön muhasebenin de dahil olduğu ancak onunla sınırlı kalmayan ve işletmenin diğer süreçlerini de kapsayan bir işletme kontrolü sunar.
İşte ticari işletme programı ve ön muhasebe programı arasındaki temel farklar:
Müşteri ve Tedarikçi İşlemleri
Ön muhasebe programlarında müşteri ve tedarikçi işlemleri genellikle; müşteri/tedarikçi kaydı oluşturma, borç-alacak takibi ve ödeme ve tahsilat takibidir.
Ticari işletme programında ise bu fonksiyonlara ek olarak;
- çek ve senetle de tahsilat ve ödeme kaydı oluşturma,
- ödeme ve tahsilat kayıtlarının banka hesabıyla otomatik yapılması,
- vade tarihinde müşteri hatırlatma,
- ödeme linki gönderme gibi özellikler de bulunur.
Kasa-Banka İşlemleri
Ön muhasebe programında kasa ve banka kayıtlarını manuel olarak elle ya da dosya aktarımıyla yapmanız gerekir. Ticari işletme programında ise;
- banka entegrasyonu ile hesap hareketleri izlenebilir,
- linkle tahsilat yapıldığında cari bakiyelere otomatik işlenir,
- cariler arası virman yapılabilir.
Bu sayede kasa ve banka işlemlerini zahmetsiz bir şekilde kaydedip zaman kazanabilirsiniz.
Stok-Depo Takibi
Stok ve depo takibi, ticari işletme programlarının kapsamında bulunan önemli modüllerden biridir.
Ön muhasebe programında ürün ve hizmet kaydı yapabilir; stok takibi özelliğinden faydalanabilirsiniz. Ancak ticari işletme programı, bunların yanında bazı ek özelliklere de sahip olur.
Örneğin Bizim Hesap stok ve depo takibi ile yapabileceğiniz bazı işlemler:
- çoklu depo özelliği, sanal veya araç depo takibi ve depolar arası transfer,
- ürünlerin stoklarını varyant ve seri numarası ile takip edebilme,
- kritik stok uyarıları ile belirlenen stok seviyelerinde uyarı alma,
- ürün reçeteleri oluşturarak bu ürünler satıldığında ilgili kalemlerde otomatik stok güncellemesi,
- yazar kasa POS entegrasyonu ile her satış işleminde veri girişine gerek kalmadan otomatik stok güncelleme.
Satış Süreci
Ticari işletme programı kapsamında takip edebileceğiniz iş süreçlerinden biri de satış süreçleriniz. Kapsamlı bir ticari işletme programı ile;
- müşteriye özel fiyat listesi hazırlayabilir,
- müşterinize özel teklif gönderebilir,
- müşterinize katalog hazırlayabilir,
- müşterilerinizden online sipariş alabilir,
- satış ekibi veya kişi bazlı olarak satış ve sipariş takibi yapabilirsiniz.
Üstelik saha satışlarınıza ait işlemler için anında fatura oluşturarak alış-satış işlemlerini hızlıca muhasebeleştirmeniz de mümkün.
Mobil Kullanım
İşletmenize ait tüm verilere internetin olduğu her yerden ulaşabildiğinizi hayal edin. Bu, olduğunuz yerden bağımsız olarak işinizin başında olmanızı sağlar.
Ön muhasebe programında mobilden e-belge, cari takip ve stok takibi gibi işlemlerinizi yönetmeniz mümkün. Peki ticari işletme programında mobilden bu saydıklarımıza ek olarak hangi işlemleri yapabilirsiniz? İşte birkaç örnek:
- depo ve depo olarak tanımladığınız araç stoklarını görebilirsiniz,
- müşterinize özel fiyat ile teklif verebilirsiniz,
- müşteriye/tedarikçiye cari ekstre gönderebilirsiniz,
- yazıcı ile fatura veya teklif çıktısı alabilirsiniz,
- depodan e-irsaliye ile çıkış yapıp sevkiyat sağlayabilirsiniz,
- çeşitli satış ve finansal raporları görebilirsiniz.
e-Ticaret
Özellikle e-ticarette satış yapıyorsanız bu kanallardaki operasyonlarınızı da fatura ve ön muhasebe süreçleri dışından ilgili diğer süreçlerle de (stok, kargo gibi) entegre bir şekilde yönetmeniz gerekir.
Ön muhasebe programı ile e-ticaret satışlarınız için e-fatura ve e-arşiv fatura düzenleyebilirsiniz. Ancak e-ticaret işletmeleri bundan çok daha fazlasına ihtiyaç duyabiliyor.
O nedenle ticari işletme programları ile daha kapsamlı bir yönetim imkanınız olur. Örneğin;
- İster web siteniz olsun ister pazaryerleri, tüm e-ticaret operasyonunuzu tek ekrandan yönetebilirsiniz.
- e-ticaret siparişlerinizin tamamını tek platformdan takip edebilirsiniz.
- e-Ticaret siparişleriniz için otomatik olarak e-fatura/e-arşiv fatura düzenleyebilirsiniz.
- Siparişleriniz için tek tıkla kargo etiketlerinize barkod yazdırabilirsiniz.
- Ekstra işlem yapmadan pazaryerlerine otomatik kargo takip kodu bildirimi gönderebilirsiniz.
- Online satışlarınız sonrasında stoklarınız otomatik güncellenir.
- e-Ticaret hakedişlerinizi tek ekrandan takip edilirsiniz.
- Siparişlerinizi fulfillment platformlarına kolayca gönderebilirsiniz.
- Farklı pazaryerlerindeki ürünlerinizi toplu olarak güncelleyebilirsiniz.
Çalışan İşlemleri
Bir ön muhasebe programı ile çalışan listesi oluşturup maaş kaydı ve masraf girişi gibi işlemleri yapabilirsiniz.
Ancak bunlara ek olarak proje veya iş bazlı çalışan maliyetini takip etmek ve uygulamada çalışanlara sadece belirli alanlara yetki verebilmek için bir ticari işletme programı tercih etmeniz daha doğru olacaktır.
Raporlama
Ön muhasebe programında; gelir-gider, satış, ödeme ve tahsilat, stok ve KDV raporları oluşturabilirsiniz. Ticari işletme programı ise bunları kapsar ve ek raporlama imkanı sunar. Örneğin;
- Proje, kategori veya etiket ile proje, müşteri ya da iş bazlı raporlama,
- Detaylı satış raporları,
- Stok-satış karşılaştırması,
- Depo, envanter raporları.
Mali Müşavir Uygulamalarıyla Entegrasyon
İşletmenizin finansal kayıtlarının bir tarafında siz diğer tarafında mali müşaviriniz yer alır. Ve bu iki taraf arasında devamlı bir bilgi-belge akışının olması çok önemlidir.
Ön muhasebe programında mali müşavir uygulamalarına aktarım yapabilirsiniz. Ticari işletme programında ise mali müşavir uygulamalarıyla tam entegrasyon sağlanır.
Program farkları elbette bunlarla sınırla değil. Ancak özetle; kullanım alanları, yazılım kapsamı ve hangi işletme süreçlerinin dahil edilip edilmeyeceği temel farkları oluşturur.
Ticari İşletme Programı Ön Muhasebe İşlemlerini de Kapsar mı?
Evet, ticari işletme programı, ön muhasebe işlemlerini de kapsar ve işletmenin finansal süreçleriyle birlikte diğer operasyonlarını da tek ekrandan yönetmeyi sağlar.
Fatura yönetimi, cari hesap takibi, gelir gider yönetimi, tahsilat takibi ve e-belge işlemleri gibi ön muhasebe süreçlerinin yanı sıra e-ticaret, stok ve satış gibi farklı iş süreçlerini de bir arada yönetmenize yardımcı olur.
Bu nedenle ticari işletme programı, ön muhasebe ihtiyaçlarını karşıladığı gibi işletmenin genel işletme yönetimi süreçleri için de kapsamlı bir çözüm sunar.
Ön Muhasebe Programı Hangi İşletmeler için Yeterli Olabilir?
Ön muhasebe programı; küçük işletmeler, şahıs işletmeleri ve sınırlı operasyon yürüten işletmeler için yeterli olabilir. Özellikle temel finans takibi, gelir-gider yönetimi, fatura ve cari hesap takibi gibi basit muhasebe süreçlerini yönetmek isteyen işletmeler için pratik bir çözüm olarak karşımıza çıkar.
Ancak işletmenin satış, stok, e-ticaret veya farklı operasyonları büyüdükçe kapsamlı bir ticari işletme programına ihtiyaç duyulabilirsiniz.
Ticari İşletme Programına Ne Zaman İhtiyaç Duyulur?
Büyüyen işletme artan işlem hacmi demektir. Bu durumda süreçler karmaşıklaşıyor ve bilgiler ve veriler farklı platformlarda dağınık şekilde tutuluyorsa ticari işletme programına ihtiyaç duyabilirsiniz.
Özellikle operasyon takibi, satış, stok, cari hesap ve finansal süreçleri tek noktadan yönetmek zorlaştığında, tüm ticari süreçleri bir arada yönetebileceğiniz kapsamlı bir çözüm işinizi kolaylaştırır.
İşletmeniz için Hangi Programı Seçmelisiniz?
Doğru yazılım seçimi, işletmenizin mevcut ihtiyaçları olduğu kadar gelecekteki büyüme hedefleri de dikkate alınarak yapılmalıdır.
- Öncelikle süreç analizi yaparak finans, satış, stok ve operasyon ihtiyaçlarınızı belirleyin.
- Küçük ve temel ihtiyaçları olan işletmeler için ön muhasebe programı yeterli olabilirken büyüyen işletmeler için ölçeklenebilir, farklı süreçleri tek noktadan yönetebilen ticari işletme programları daha uygun bir seçenek olabilir.
Böylece dijital dönüşüm sürecinizi işletmenizin ihtiyaçlarına göre şekillendirebilirsiniz
