Bütçe planlaması, şirketin geleceğini bugünden yönetmek anlamına gelir. Ancak pek çok işletme, bütçe planlamasını göz ardı edebiliyor.
Bugün yapacağınız küçük bir hata, çabaların boşa çıkmasına sebep olabilir.
Bu yazıda, bütçe planlamasında en sık yapılan hatalardan bütçe takibine, bütçe planlaması hatalarından kaçınmak için ihtiyacınız olan bilgileri derledik.
Bütçe Planlamasında En Yaygın Hata Nedir?
Bütçe planlamasında en yaygın ve önemli hatalardan biri, bütçe hedefinin oluşturulmamasıdır.
İşletmeler çoğu zaman yıl boyunca
- ne kadar gelir elde edeceklerini,
- ne kadar harcama yapacaklarını,
- harcamaların hangi alanlarda olacağını,
- tasarruf yapılacak kalemlern ne olacağı hedeflemeden bütçe hazırlamaya çalışırlar.
Hedefler olmadan hazırlanacak bütçe planlaması, işletmeye bir yol haritası çıkarmaktan ziyade tahminlerin sıralanması gibidir. Bütçe hedefi olmadan işletmenin finansal performansını yönetmek zorlaşır.
Ayrıca çalışanlar ve yöneticiler de belli bir hedef olmadan çalıştıklarında motivasyon kaybı yaşayabilirler.
Bütçe hedefini ise geçmiş verileri ve mevcut piyasa koşullarını ve ekonomik gerçekleri dikkate alarak; gerçekçi ve ulaşılabilir şekilde belirlemeniz gerekir. Gerçeklikten uzak hedefler yine bütçe planından sapmalara sebep olacağı için yarardan çok zararı dokunur.
Diğer temel hatalara ise; gelir-gider dengesine dikkat etmemek, vergileri hesaba katmamak, öncelikleri belirlemek şeklinde örnek verebiliriz.
İlginizi çekebilir: Ön Muhasebenin Şirket Bütçelemesi ve Finansal Planlama Üzerindeki Rolü
Gerçekçi Olmayan Hedefler Neden Sorun Yaratır?
Gelir giderleri yanlış tahmin etmek, hedeflerin gerçekten uzak olmasına sebep olur. Bu durumda işletmenizin bütçe planı gerçeği yansıtmaz. Gerçekçi ve ulaşılabilir olmayan hedeflerin yaratabileceği bazı sorunlar:
- Giderlerin olduğundan çok daha az tahmin edilmesi ve planlanması, bütçede beklenmeyen açıklara neden olur.
- Yanlış yatırım kararlarına sebep olur.
- İşletmenin büyümesini engeller ve kaynakların verimsiz kullanılmasına sebep olur.
- Çalışan motivasyonunu olumsuz etkiler. Ulaşılamayan yüksek hedefler, motivasyon kaybına yol açar.
- Finansal yönetim zorlaşır. Gelir ve harcama tahminleri plandan saptığında nakit akışı dengesizleşir ve ödemeler gecikmeler.
Özetle hedeflerinizin gerçekçi olmaması, bütçe planlamasının işlevi ortadan kaldırır.
Ön Muhasebeniz Biz’de İşinizi Yönetmek Siz’de!
Bizim Hesap’ta gelir giderinizden çek senet takibine, kredilerinizden cari takibine tüm finansal verilerinizi tek bir yerde toplayabilir; detaylı raporlarla şirketinizin durumunu anlık analiz edebilirsiniz.
Gider Kalemlerini Atlamak Ne Tür Riskler Doğurur?
Birçok KOBİ, özellikle küçük ya da önemsiz gördüğü harcamaları bütçesine dahil etmiyor. Bu, tahmin ettiğiniz daha büyük bir risk demektir.Gider kalemlerini atlamak şu tür sorunlara yol açar:
1. Bütçede Görünmeyen Boşluklar Oluşur
Küçük giderleri (örneğin ofis malzemeleri, yazılım harcamaları, vb.) ihmal ettiğinizde, toplamda ciddi bir mali yük oluşturabilir. Bu giderler bütçeye yansıtılmadığında, nakit akışında beklenmedik boşluklar oluşur.
Tek tek düşünüldüğünde küçük gibi görünen ve hesap edilmeyen harcamalar, ay sonunda finansal sıkıntı yaratabilir.
2. Likidite Sorunları ve Ödeme Güçlükleri Yaşanır
Eksik hesaplanan giderler, işletmenin nakit akışını zayıf hale getirir. Bu durum, tedarikçilere ve çalışanlara yapacağınız ödemelerin gecikmesine neden olabilir.
Ödemelerde yaşanan aksaklıklar ise hem faaliyetlerin aksamadan devam etmesini hem işletmenizin itibarını olumsuz etkiler.
3. Maliyet Kontrolü Zayıflar
Doğru gider takibi yapmadığınızda, nerede tasarruf yapabileceğinizi ya da hangi alanların maliyet getirdiğini net olarak göremezsiniz. Bu da bütçenin etkin kullanılmamasına ve gereksiz harcamaların artmasına yol açar.
İyileştirilebilecek alanların görülebilmesi için tüm gelir ve gider kalemlerinin, büyük küçük demeden, hesaplaması gerekir. Bu, hem büyük resmi hem de küçük detayları görmenizi ve doğru analiz etmenizi sağlar.
4. Bütçe Sapmaları ve Yanlış Kararlar Artar
Giderlerin tam olarak hesaplanmaması, bütçe sapmalarını artırır. Bu nedenle yanlış finansal verilerle karar almak zorunda kalırsınız. Bu da uzun vadede büyüme planlarını olumsuz etkiler.
Bütçenin sürdürülebilir olması için; tüm giderlerin eksiksiz kaydedilmesi, nakit akışının doğru yönetilmesi ve planlamanın gerçekçi yapılması gerekir. Bu sayede beklenmedik krizlerden korunabilir ve işletmenin büyümesini sağlam temeller üzerine kurabilirsiniz.
İlginizi çekebilir: Şirketlerin Tasarrufu için Etkili Yöntemler Nelerdir?
Mevsimsel Değişkenlikler Bütçeye Nasıl Dahil Edilir?
Birçok işletme için gelir ve giderler yıl boyunca sabit kalmaz çünkü mevsimsel değişkenlikler finansal planlamada büyük rol oynar. Bazı noktalar sektörden sektöre değişse de genel olarak bu dalgalanmaları göz önünde bulundurmanız gerekir.
Mevsimsel değişkenlikler bütçeye dahil etmek için adım adım yapmanız gerekenler:
1. Geçmiş Verileri Analiz Edin
İlk adım, geçmiş yılların satış ve gider verilerini detaylı şekilde incelemek. Hangi aylarda gelirlerde artış veya düşüş yaşandığını belirlemek, mevsimsel dalgalanmaları anlamak için temel adım.
Bu verilere göre bütçe tahminlerinizi gerçekçi hale getirebilirsiniz.
2. Mevsimsel Gelir ve Gider Tahminleri Yapın
Her mevsimin ya da dönemsel kampanyaların getirdiği gelir ve gider kalemlerini ayrı ayrı planlayın. Örneğin, yaz aylarında satışlar azalıyorsa ve sektörde durgunluk dönemiyse bazı maliyetlerinde azalması mümkün olabilir.
Kış aylarında ise tam tersi bu döneme özel stok veya pazarlama giderlerini artırmanız gerekebilir.
3. Esnek Bütçe Planlaması Oluşturun
Mevsimsel dalgalanmalar nedeniyle sabit bir bütçe planı yeterli olmayabilir. O yüzden bütçenizi esnek tutun ve farklı senaryolar için alternatif planlar hazırlayın.
Örneğin beklenmedik bir sezon düşüşü ya da talep artışı durumunda hızlıca uyum sağlayabilmek için bütçe kalemlerinizi önceliklendirin.
4. Nakit Akışını Yakından Takip Edin
Mevsimsel değişiklikler nakit akışını doğrudan etkiler. Bu yüzden dönemsel gelir ve giderlerinizi aylık ya da haftalık bazda takip ederek nakit sıkışıklığı yaşanmaması için önlem alın.
Gerekirse kredi limitleri veya finansman kaynaklarını önceden planlayın.
Satışlarda Detaylı Raporlar, Tam Kontrol
Tüm e-ticaret operasyonunu Bizim Hesap’tan yönetirken tek bir panel üzerinden satışlarınızı takip edebilir; satış ve ürünlerinizle ilgili geniş raporlar alabilirsiniz.
Bütçe Takibi Yapılmadığında Ne Olur?
Bütçe takibi yapmamak, işletmenin finansal kontrolünü kaybetmek demektir.
- Gelir ve giderler planların dışına çıkar.
- Nakit akışı düzensiz hale gelir.
- Ödeme güçlüklerine, borçların birikmesine neden olur.
- Operasyonda aksamalar meydana gelir.
- Gereksiz harcamalar artabilir.
Uzun vadede ise çalışanların maaş ödemelerinin gecikmesinden büyüme hedeflerinin tutmamasına kadar her alanda sorunlar meydana gelir. Bu durum giderek büyürse ve önlem alınmazsa iflas riskine kadar gidebilir.
Bu yüzden işletmelerin bütçelerini düzenli takip etmeleri ve sapmaları anında tespit ederek müdahale etmeleri çok önemlidir.
Tahmin ve Gerçekleşen Harcamalar Arasındaki Farklar Nasıl Yorumlanır?
Tahmin ve gerçekleşen harcamalar arasındaki farklar, doğru analiz edilirse çok önemli bir göstergedir. Bu farkları doğru yorumlamak için bazı noktalara dikkat etmelisiniz.
Farkların Kaynağını Analiz Edin
Tahmin ve gerçekleşen rakamlar arasındaki farkın nedenlerini anlamak gerekiyor.
- Beklenmeyen ek maliyetler mi ortaya çıktı?
- Yoksa bazı giderler fazla mı planlanmıştı?
Bu analiz, hatalı tahminleri tespit etmenize ve gelecekte daha doğru tahminler yapmanıza yardımcı olur.
Pozitif ve Negatif Farkları İnceleyin
Harcamalar tahminlerden düşükse, bu olumlu bir durum olabilir; maliyet kontrolü iyi yapılmış demektir. Harcamaların tahminlerin üzerinde olması ise genellikle maliyet artışı veya bütçede gözden kaçan kalemlere işaret eder.
Bu farkları doğru yorumlamak, size çok önemli çıkarımlar sağlayabilir.
Acil Durum Fonunun Bütçedeki Yeri Ne Olmalı?
Acil durum fonu; ani nakit ihtiyacı, beklenmedik giderlerin artması, kriz dönemleri ya da ekonomik dalgalanmalar gibi durumlarda işletmenin ayakta kalmasını sağlar. Özellikler KOBİ’ler için bu fonun olmaması, finansal krizlerde faaliyetlerinde kesintiye uğramasına neden olabilir.
Peki bu fonun bütçede yeri ne olmalı?
Fon Tutarı
Fon tutarının 3-6 aylık bir süre için temel ve sabit giderleri karşılayacak kadar olması gerekir. Bu tutar; kira, maaş, malzeme giderleri gibi temel harcamaları kapsamalı.
Ancak işletmenizin sektörüne ve büyüklüğüne göre bunlar değişebilir.
Fonun Yönetimi ve Kullanımı
Acil durum fonunu, kolay erişilebilir ve likit hesaplarda tutmalısınız. Fonun amacı dışındaki harcamalar için kullanılması, bütçeyi ve nakit akışını tehlikeye atar.
Düzenli olarak fon tutarı gözden geçirilip gerekiyorsa artırılmalı.
Sonuç olarak acil durum fonu, bütçede öncelikli ve korumaya alınması gereken bir kalem. KOBİ’ler için bu fon, finansal belirsizliklere karşı sağlam bir güvence sunar. Bütçenizde acil durum fonuna yeterli pay ayırarak, işletmenizin krizlere karşı dayanıklılığını artırabilirsiniz.
Planlama Hatalarının Önüne Geçmek için Ne Yapılmalı?
Planlamada yapılan hatalar; işletmenin hedeflerine ulaşmasını, büyümesini, operasyonlarını sürdürmesini zorlaştırır. Neyse ki bu hataların hepsi de doğru adımlarla önlenebilir.
1. Gerçekçi ve Veri Odaklı Hedefler Belirleyin
Planlamada en önemli nokta, geçmiş finansal veriler ve piyasa analizlerine dayanarak ulaşılabilir hedefler koymaktır. Özellikle aşırı iyimser tahminlerden kaçınmak gerekir.
2. Tüm Giderleri Eksiksiz Hesaplayın
Küçük görünen giderleri de hesaba katmak, bütçenin gerçekçi ve tutarlı olmasını sağlar. Önemsiz gibi görünse de hepsini hesaba katın ve düzenli harcama takibi ile bütçenizde boşluk kalmasının önüne geçin.
3. Esnek Bütçe Planları Hazırlayın
Mevsimsel değişiklikler ve beklenmedik durumlar için bütçenizi esnek tutun. Makroekonomik belirsizliklerden sezonluk değişimlere kadar pek çok etken, bütçenizde güncelleme yapmanızı gerektirebilir.
Düzenli olarak bütçe sapmalarını analiz edin ve gerekli değişiklikleri yapın.
4. Acil Durum Fonu Oluşturun
Beklenmedik giderler ve ani nakit ihtiyaçları için bütçenizde bir acil durum fonu ayın. Bu, finansal krizlerin önüne geçer ve işletmenizi korur.
5. Bütçe Takibini Aksatmayın
Bütçenizi sadece hazırlayıp onu takip etmezseniz hiçbir anlamı kalmaz. Düzenli takip ederek sapmaları erken fark edin ve zamanında müdahale edin.
Bizim Hesap ile İşletmenize Dair Her Şey Tek Ekranda
Bütçe planı yapmak, işletmenin geleceğini güvence altına almak demek. Bunun için geçmiş verilerden mevsimsel dalgalanmalara tüm detayları incelemeniz gerekiyor.
İşte tam da bu noktada Bizim Hesap ön muhasebe programı, KOBİ’lerin ihtiyaçlarına özel çözümleriyle imdadınıza yetişiyor.
İşletmenize dair ihtiyaç duyduğunuz her şey;
- gelir-gider takibi,
- nakit yönetimi,
- cari hesap takibi,
- detaylı raporlamalar gibi önemli modüllerle birkaç tıkla elinizin altında.
Tüm işlemlerinizi ve verilerinizi güvenle biçimde yönetin; aksaklıkları anında görün, önleminizi hızlıca alın. Gelişmiş özellikleriyle Bizim Hesap’ı denemek için tıklayın.
